Liderar equipes com facilidade e extrema competência é uma tarefa muito árdua, ainda mais quando estas equipes estão trabalhando em projetos com prazos e orçamentos curtos. Ocupar um cargo de liderança em gestão de projetos requer muitas habilidades: dedicação, dinamicidade, pró-atividade, espírito de liderança, pulso firme, jogo de cintura e, principalmente, respeito por toda equipe.
O profissional que já domina e traz consigo todas essas habilidades e características, ainda assim acaba tendo uma série de dificuldades, visto que não é fácil gerenciar pessoas diferentes em um ambiente de tensão, com a pressão por resultados, sobretudo na área de saúde, onde vidas podem estar em risco.
Por isso, conhecer as melhores práticas de gestão de projetos é imprescindível para saber lidar com os desafios que surgirem, inclusive evitando erros, diminuindo riscos e prevenindo o retrabalho. Saber contornar problemas e conflitos é essencial para que o andamento do projeto não seja afetado. Quando não enfrentados corretamente, podem dificultar o andamento do projeto e provocar atrasos na conclusão das etapas.
O Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos é responsável por padronizar os processos de governança relacionados a projetos, com foco em pessoas, processos e ferramentas. Infelizmente, esta estrutura ainda é rara na Gestão de Saúde, porém ela apresenta alta relevância, visto que facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas em relação aos diversos projetos em andamento na instituição. Além disso, o PMO é responsável também por: capacitar profissionais na gestão de projetos, coordenar as comunicações entre projetos e prover as informações necessárias, indicadores, consolidados e relatórios ao gestor principal da instituição.
A realidade de um projeto está sempre suscetível às tensões de prazo, qualidade e custos e, além disso, existem diferentes níveis de necessidades e interesses. O gerente de projetos é aquela pessoa que tem a responsabilidade de pensar. Ele vai planejar e ter o controle de todo o andamento dos projetos da instituição em diversas áreas de atuação.
Antes de tudo, o gestor precisa ter atenção e foco no seu projeto. Precisa conhecê-lo profundamente nos mínimos detalhes. É fundamental saber se o escopo está completo, se a estrutura analítica está adequada. Além disso, é essencial considerar se os prazos e os custos são compatíveis com a complexidade do trabalho que será desenvolvido. Em relação a equipe é imprescindível que ela esteja preparada e qualificada para o desempenho de suas funções e que haja uma comunicação eficaz entre todos os membros. Em seguida, estão as principais atitudes para o Gestor de Projetos.
Lidere, não chefie. O chefe, muitas vezes, é visto como centralizador e autoritário. Ele não tem uma relação aberta e honesta com seus funcionários. Em contrapartida, o líder é inspirador e sempre motiva as pessoas. Ele não manda, mas conduz a equipe para alcançar resultados.
Seja organizado. A organização é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Seja o exemplo da sua equipe para que todos consigam se organizar. Busque por ferramentas que auxiliem nesse trabalho. Incentive a criação de matrizes e listas de todas as etapas e atividades que estão sendo executadas até o momento e programe o tempo necessário para a finalização de cada uma.
Escolha muito bem a sua equipe. É muito importante escolher os profissionais que sejam adequados ao objetivo do projeto. Além disso, é essencial conhecer as competências e habilidades de cada membro da equipe, se possível multiprofissional com diferentes olhares e saberes. Obviamente, nenhuma equipe será homogênea. As qualidades e experiências são individuais. Alguns são mais tímidos, mas tem grande capacidade de concentração, outros mais extrovertidos e com extrema habilidade para solucionar problemas. Neste sentido, é importante explorar as diferenças a favor do projeto. Nunca cometa o erro de tentar homogeneizar a equipe. Mas saiba valorizar as qualidades e características de cada um.
Seja um bom mediador e favoreça sempre a comunicação. Nunca alimente conflitos. Eles sempre vão acontecer, já que ambientes com metas e prazos tendem a deixar as pessoas tensas. Ao perceber problemas entre membros da equipe, opte pelo diálogo entre os envolvidos. Tente resolver o problema em um lugar reservado. Verifique se os conflitos não são por falta de comunicação, um problema sério, que levam muitos projetos ao fracasso. Desenvolva, juntamente com a sua equipe, um plano de comunicação. Priorize sempre diálogos sem ruídos, consistentes, abertos e honestos. Mantenha sempre a equipe motivada!
Determine objetivos claros e razoáveis. Deixe bem claro quais são os objetivos do projeto a todos os interessados. Preocupe-se, também em não definir metas inatingíveis, que a equipe não vai cumprir no tempo que foi estipulado. Por isso, seja realista e claro no que está definindo no projeto. Se achar necessário, reafirme e faça reuniões! O importante é que todos precisam estar afinados com esse objetivo.
Saiba dividir o trabalho e cobrar resultados, deixe claro os indicadores de avaliação. Saber dividir as funções e cobrar resultados é muito importante. Se todos souberem o que fazer, com certeza o trabalho será bem feito. Isso não quer dizer que as tarefas devem ser fixas, mas isso precisa ser muito claro para cada membro. É importante que a distribuição de funções esteja documentada e planilhada para facilitar o acompanhamento. Não seja autoritário para cobrar resultados. Saiba ouvir sua equipe e saiba se comunicar para todos entenderem qual o ponto em que você quer chegar, evitando ruídos na comunicação.
Portanto, utilize tecnologias leves que possam te ajudar a controlar o projeto e a equipe. O Gerenciamento de Projetos é uma disciplina importante e dinâmica. Gerenciar bem projetos aumenta as chances de sucesso e de terminar o projeto dentro das restrições de prazo, custo e qualidade definidas. Por isso, empregar ferramentas e habilidades que auxiliem no gerenciamento dos processos e da equipe é imperioso.
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