Kanban na Gestão

Dentre os métodos ágeis para a gestão (leia mais aqui), o Kanban é uma técnica simples e de mais fácil implementação. Através dela os gestores podem, além de ter uma visão global dos fluxos de trabalho da instituição, se concentrar na redução de prazos de produção e de entrega de produtos ou serviços; e na quantidade de trabalho realizado durante o processo.

Kanban é um termo de origem japonesa que significa, literalmente, “cartão” ou “sinalização”. O sistema, criado na década de 50 e implementado pela primeira vez na Toyota, propõe a utilização de cartões (os famosos post-its ou outras formas de sinalizar) para indicar e acompanhar de maneira visual, prática e com poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção e os processos de trabalho nas instituições.

Trata-se de uma forma de comunicação institucional baseada na visibilidade, na flexibilidade e na interação entre os profissionais. O Kanban é baseado em quatro pilares fundamentais: o trabalho em equipe, a identificação e o desenho dos processos de trabalho, constituição de formas e escalas de priorização, e na medição da melhoria contínua. 

Ao contemplar graficamente e globalmente o processo de trabalho, o gestor consegue de forma mais fácil organizar e limitar a quantidade de tarefas em andamento ou inacabadas e, com isso, priorizar atividades. Além disso, será possível detectar oportunidades de melhoria, não-conformidades, problemas ocultos, atrasos e falhas, inclusive na gestão; auxiliando a encontrar soluções mais eficientes e melhorar os processos. Outra grande vantagem do Kanban é que ele facilita a troca de informações entre os profissionais, contribuindo para uma cultura de colaboração e confiança dentro da instituição. 

Utilizando o Kanban, é possível visualizar, de maneira ampla e sistêmica, todo o processo de trabalho, identificando e compreendendo com mais facilidade quais tarefas precisam ser realizadas e quais já foram cumpridas. Assim, a ferramenta permite que o gestor observe o fluxo realizado e consiga identificar gargalos e filas.

Para implementar o Kanban nos processos de trabalho da instituição é necessário, antes de mais nada, engajar toda a equipe. Por ser uma ferramenta que funciona justamente de maneira simples no manejo e na alteração de informações, todos devem saber como operar e participar ativamente desta técnica. É responsabilidade de cada um manter o painel ou outras formas de sinalização escolhidas sempre atualizadas e completas. Outro ponto que aparentemente é irrelevante, mas em que muitas vezes ocorrem erros na hora da implementação do Kanban: o painel ou as outras formas de sinalização devem estar em um lugar de fácil acesso e visível à todos. Afinal, a ideia é, justamente, que a técnica seja interativa e que todos possam se informar a partir dela.

Na gestão de serviços de saúde este mecanismo ainda pode ser empregado em vários outros processos de trabalho além da gestão, tais como: no acolhimento de pacientes, na gestão da fila de ambulatórios, na gestão de leitos, na gestão de suprimentos, dentre outros. Portanto, é uma ferramenta simples, com baixo custo e de fácil implantação que deve ser cada vez mais empregada nas instituições.