A crescente demanda de informações e oportunidades que surgem no cotidiano leva os gestores a facilmente atingirem seu ponto de saturação. Alguns, em certo ponto, conseguem perceber que não podem absorver mais nenhuma demanda sem prejudicar a sua sanidade ou projetos estratégicos. Entretanto, os líderes precisam se concentrar no que é mais relevante e se lembrar de que não precisam fazer tudo sozinhos.
As tarefas e projetos favoritos dos gestores podem ser um pesadelo para outra pessoa e vice-versa. Isso significa que alguém pode sentir satisfação em fazer aquilo de que o gestor não gosta ou não tem tempo para executar. O segredo é aprender a delegar. Todos têm seu ponto de saturação ou calcanhar de Aquiles, que pode ser algo simples ou complexo, contudo delegar as tarefas eficazmente irá proporcionar ao gestor ainda mais eficiência e paz de espírito tanto no trabalho quanto em sua vida pessoal.
Na prática, muitos gestores acumulam diversas tarefas e criam gargalos de produção por uma série de receios: o trabalho não será feito de acordo com as especificações; delegar demandará mais tempo se fizer o trabalho de uma vez; ninguém vai querer fazê-lo; o custo será altíssimo; falta de confiança nos colaboradores; e por aí vai.
Pequenas tarefas são tão simples que os gestores não veem problema em executá-las, mas somadas tomam muito tempo. Nunca são importantes ou urgentes e, ainda que levem apenas alguns minutos, acabam os afastando do fluxo de atividades mais estratégicas. Atividades simples e entediantes podem e devem ser desempenhadas por outras pessoas.
Tarefas importantes e um tanto complexas, demandam muito tempo; o líder deve ficar responsável por supervisionar e aprovar o trabalho e até mesmo coordenar os próximos passos. Ações aparentemente complicadas, que incluem uma série de desdobramentos, mas que que podem ser ensinadas, devem ser estruturadas e delegadas, de modo que o gestor fique responsável apenas pela revisão e aprovação final.
Atividades que o gestor não domina plenamente ou não tem as habilidades suficientes para desempenhá-las com excelência; demoram muito mais se feitas por ele do que por pessoas com experiência na área e se insistir em realizá-las, o resultado será inferior.
Compromissos urgentes não podem esperar, mas, frequentemente, entram em conflito com outras prioridades. Como não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, o gestor precisa delegar e acompanhar paralelamente a outros projetos em andamento.
Portanto, é fundamental que o gestor comece definindo o que delegar, mesmo que ainda não saiba para quem ou como delegar. Sistematicamente, a partir desse novo ponto de vista e autoconsciência, as soluções para os próximos passos irão aparecer e o gestor conseguirá focar nas questões estratégicas com maior tranquilidade.
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