Fluxograma - Kit de Ferramentas Essenciais para a Melhoria da Qualidade - 4 /10

Continuando a apresentação das 10 ferramentas essenciais para iniciar e gerenciar um projeto de melhoria contínua da qualidade, tendo como ponto de partida para a reflexão a proposta do Institute for Healthcare Improvement, Ca​mbridge, Massachusetts, USA. Através da cultura de melhoria contínua da qualidade é possível organizar e implementar padrões de qualidade próprios da instituição, baseados nas melhores evidências disponíveis e que contemplem os vários padrões e requisitos das diversas instituições acreditadoras, minimizando o viés de se valorizar demasiadamente as ações a serem tomadas focadas apenas em determinado processo de Acreditação. (Leia mais em Cultura da Qualidade em Saúde)

O fluxograma - também conhecido como "mapa de processo" - é uma representação visual da sequência de etapas em um processo. Compreender o processo que atualmente opera é um passo importante no desenvolvimento de ideias sobre como aprimorá-lo. Isso torna os fluxogramas especialmente úteis nas fases iniciais do trabalho de melhoria da qualidade.

Para criar um fluxograma, as equipes fazem um brainstorming de todas as etapas do processo, como ele ocorre atualmente. As equipes escrevem cada etapa do processo em uma caixa. Além dos próprios passos, eles usam uma forma de losango para indicar pontos no processo onde uma decisão precisa ser tomada. Nas etapas de decisão, a equipe escreve uma pergunta de sim / não. Então eles usam linhas para mostrar as conexões entre caixas e losangos.

Ter uma compreensão compartilhada do processo atual ajuda as equipes a identificar problemas ou estrangulamentos, focar discussões e identificar recursos. Por exemplo, as equipes podem identificar etapas no processo que não agregam valor, como: atrasos, trabalho desnecessário, duplicidades, desperdícios e falhas na comunicação. As ações de melhoria da qualidade devem começar por esses pontos identificados.

COMO CONSTRUIR:

1. Reunuir as pessoas que conhecem melhor o processo a ser analisado.

2. Definir a primeira e a última etapa no processo - para que todos tenham uma compreensão compartilhada de onde o processo a ser observado começa e termina.

3. Usando as formas pré-definidas, descreva detalhadamente todas as etapas do processo da primeira a última. Deve-se mostrar o processo como ele realmente funciona e não como deveria funcionar.

• Formas pré-definidas:

- Elipse: início ou fim do processo

- Retângulo: atividade ou tarefa

- Losango: ponto de decisão (pergunta sim ou não)

- Seta: sentido do fluxo

• Usar tarjetas adesivas (uma para cada etapa) para criar o fluxograma permite uma fácil adição das etapas e movimentação dos passos enquanto descreve o processo.

• É preciso observar que algumas etapas são paralelas - ou seja, elas ocorrem ao mesmo tempo.

4. Rever o fluxograma para verificar a precisão e a integridade.

5. Atribuir itens de ação aos membros da equipe para preencher etapas desconhecidas e verificar a precisão.

6. Quando o fluxograma estiver completo e preciso, é fundamental analisá-lo, usá-lo, mantê-lo atualizado e sempre revisitá-lo.